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Fiche n°2 : Embaucher/Etre embauché
Synthèse des Formalités d’Embauche sommaire >>
Vous avez trouvez la perle rare ? Bravo, vous avez parcouru la moitié du chemin ! Il faut désormais vous attaquer aux formalités d’embauche dont voici une synthèse.
Gardes d’enfant, pensez à jeter un coup d’œil sur ce document afin de vérifier que vos futurs employeurs effectuent l’ensemble des démarches dans les règles de l’art !
1- Rédiger la promesse d’embauche
2- Rédiger le contrat de travail
3- Procéder à l’authentification des papiers pour les travailleurs étrangers
4- S’inscrire à la Paje
5- Effectuer les autres demandes d’aides (locales, entreprise..)
6- Inscrire le salarié à la médecine du travail
7- Mettre en place une formation en début de contrat (facultative mais recommandée)
8- Vérifier les assurances des deux parties
Le Contrat de Travail sommaire >>
Contrat ou pas contrat ?
Faut-il nécessairement rédiger un contrat de travail pour l’embauche d’une baby-sitter ou d’un animateur pour quelques heures ponctuelles ? A partir de quel moment est-on obligé de rédiger un contrat de travail ?
Le contrat de travail (qu’il soit écrit ou oral) existe dès lors que l’employeur et le salarié sont d’accord sur trois points : la prestation d’un travail, le rapport de subordination entre le particulier employeur et le salarié et le paiement d’un salaire.
Le contrat de travail écrit est un moyen de preuve. Il permet de prévenir les litiges et les conflits.
La Convention collective nationale des salariés du particulier employeur prévoit qu’un contrat de travail doit être établi soit à l’embauche du salarié, soit au plus tard à la fin de la période d’essai conventionnelle.
Toutefois, le CESU (Chèque emploi Service Universel) peut tenir lieu de contrat de travail pour des prestations de travail occasionnelles dont la durée n’excède pas huit heures par semaine ou pour une durée dans l’année d’un mois non renouvelable.
.... Exemple de travail occasionnel ne nécessitant pas obligatoirement la mise en place d’un contrat
De façon exceptionnelle, un employeur fait appel à une baby-sitter pour garder ses enfants le temps d’une absence de 2 heures.
La rédaction d’un contrat de travail n’est pas obligatoire. Le Chèque emploi service universel tient alors lieu de contrat de travail.
.... Exemple de travail régulier nécessitant la mise en place d’un contrat
Un employeur souhaite rémunérer 2 heures de travail effectuées régulièrement chaque semaine par sa baby-sitter pour une sortie d’école.
La rédaction d’un contrat de travail est obligatoire.
La Promesse d’embauche
Si le recrutement a lieu très en amont de la date d’embauche, il est recommandé d’établir une promesse d’embauche, mieux une lettre d’engagement réciproque.
Ces documents fixent le principe de la conclusion, à un moment donné, d’un contrat de travail relatif à la garde d’un enfant.
La lettre d’engagement peut en outre inclure une clause d’indemnité compensatrice en cas de rupture de l’engagement par l’une ou l’autre des parties.
Modèle de Promesse d’embauche nounou
Rédaction du Contrat de Travail
De manière générale, le contrat de travail est un contrat à durée indéterminée.
Le contrat à durée déterminée n’est valable que pour des motifs très précis (remplacement, …). Dans le cas du CDD, au terme du contrat, une indemnité de fin de contrat s’élevant à 10% de la totalité des salaires bruts versés doit être réglée au salarié, ainsi q’une indemnité de congés payés, s’élevant à 10% du montant des salaires bruts versés y compris l’indemnité de fin de contrat.
En cas de garde partagée, chaque famille établit un contrat de travail avec la garde d’enfant.
Parents et garde d’enfant doivent déterminer le contenu et la forme de leur accord sur notamment les points suivants :
- Le nombre d’enfants à garder (nom, prénom et date de naissance)
- Le lieu de travail
- Les horaires et la durée du travail
- Les heures de présence responsable
> uniquement pour la GARDE SIMPLE : vous pouvez répartir les heures de présence en heures de travail effectif et heures de présence responsable (voir définition dans la fiche nounou/salaire de la garde d'enfant/comment comptabiliser les heures)
> en garde partagée, toutes les heures de présence sont des heures effectives. Il est important d’indiquer la répartition dans le contrat de travail.
- La mensualisation (notamment pour les assistantes maternelles - voir définition dans la fiche assistante maternelle/salaire/mensualisation)
- Le salaire brut et net
- Le mode de calcul des cotisations sociales : sur la base du salaire réel ou sur la base forfaitaire du SMIC (voir l'abattement de 15 points dans la fiche déclarer et économiser)
- Les tâches à accomplir
- Les périodes de congés, notamment pour la première année
- Les indemnités d’entretien (assistante maternelle - voir fiche métier), les indemnités repas et transports (gardes à domicile - voir fiche métier)
- Pensez aussi à indiquer sur le contrat les diverses autorisations (prise de paracétamol en cas de fièvre supérieure à 38°, emmener l’enfant chez le médecin, à la garderie, à l’école, aux activités…. En précisant jour et adresse).
.... Pour les nounous
Télécharger le modèle de contrat nounou en garde simple (CDI)
Télécharger le modèle de contrat nounou en garde partagée (CDI)
Télécharger le modèle de contrat nounou en garde simple (CDD)
Télécharger le modèle de contrat nounou en garde partagée (CDD)
.... Pour les assistantes maternelles
Télécharger le modèle de contrat pour les assistantes maternelles (CDI)
.... Pour les baby-sitters ou soutien scolaire réguliers
Télécharger le modèle de contrat pour les baby-sitters (CDI)
Télécharger le modèle de contrat pour les baby-sitters (CDD)
Télécharger le modèle de contrat pour le soutien scolaire (CDI)
.... Pour l’animation et le soutien scolaire ponctuel
Le contrat n'est pas nécessaire si le paiement s'effectue par CESU.
Renouvellement de la période d’essai
.... Pour une nounou, baby-sitter et tout autre salarié chez les parents employeurs
La période d’essai est d’un mois maximum pour un CDI. Elle peut être renouvelée une fois sous réserve que cela soit stipulé dans le contrat, puis que la salariée en ait été avertie par écrit et qu’elle ait donné son accord.
Pour un CDD, la période d’essai est d’un jour par semaine prévue dans la période initiale et pour un maximum de un mois.
.... Pour une assistante maternelle
Si l’accueil de l’enfant, prévu au contrat, s’effectue sur 1, 2 ou 3 jours calendaires par semaine, la période d’essai aura une durée maximum de 3 mois.
Si l’accueil s’effectue sur 4 jours et plus par semaine, la période d’essai aura une durée maximum de 2 mois.
Durant les premiers jours de l’essai et au maximum pendant un mois, un temps d’adaptation peut être prévu par l’employeur au cours duquel les conditions et les horaires d’accueil seront fixés en
fonction des besoins d’adaptation de l’enfant. Ce temps d’adaptation fait partie de la période d’essai.
L’Authentification de l’Autorisation d’exercer une activité en France pour les Travailleurs Etrangers sommaire >>
Il s’agit d’une démarche obligatoire depuis le 1er juillet 2007 pour les employeurs souhaitant engager une personne d’origine étrangère (hors communauté européenne).
Les parents employeurs doivent s’assurer de l’existence du titre autorisant l’étranger à exercer une activité salariée en France, sauf si cet étranger est inscrit sur la liste des demandeurs d’emploi tenue par l’ANPE.
Pour ce faire, ils doivent envoyer un courrier accompagné d’une copie du titre de séjour de leur employé en lettre recommandé AR à leur Préfecture ou par mail (email pour Paris : employeurs-etrangersPP@interieur.gouv.fr)
Télécharger le modèle de courrier de à la Préfecture
Pour en savoir plus, vous pouvez aussi consulter le site du Ministère du travail.
La Médecine du Travail sommaire >>
L’inscription d'un employé à domicile à un centre de médecine du travail est obligatoire à partir d’un temps plein (40 heures/semaine). Elle est facultative mais conseillée pour un temps partiel.
L’inscription doit avoir lieu au plus tôt afin de faire passer une visite médicale d’embauche à la personne recrutée au cours de la période d’essai. Celle-ci effectuera ensuite une visite de contrôle tous les ans.
Le coût de cette visite (environ 80€/an, selon le centre retenu) est à la charge du ou des employeurs.
Dans une garde partagée, seule une des deux familles doit s’inscrire à un centre de médecine du travail. Le coût est ensuite partagé entre les deux familles.
Liste des centres de médecine du travail sur Paris
L’Assurance sommaire >>
Garde d'enfant au domicile des parents (nounou, au pair...)
Demandez une extension de garantie « garde d’enfant à titre onéreux » à votre assureur, si l'extension existe et si elle couvre effectivement les risques, afin de couvrir tout accident dont l’auxiliaire parentale aurait la responsabilité.
En principe, l'assurance de l'employeur couvre les dommages matériels et corporels causés par la garde d'enfant.
Au cas où votre assurance ne prévoirait pas cette extension, l'auxiliaire parentale peut prendre une assurance responsabilité civile professionnelle mais n’est pas dans l’obligation de le faire.
Vous pouvez éventuellement lui proposer de la prendre en charge.
Assistantes maternelles à leur propre domicile
La souscription d'une assurance responsabilité civile est obligatoire pour les assistantes maternelles (d'ailleurs, l'obtention de l'agrément est notamment soumise à l'obligation de souscrire cette assurance). Certains assureurs proposent des assurances spécifiques pour les assistantes maternelles.
.... Exemple d'assurance
La garantie assistantes maternelles de la MAE pour 38€/an (responsabilité civile, défense pénale, recours accidentel, dommages corporels et assistance).
Le Cahier de Liaison sommaire >>
Dès la signature du contrat, il est important de mettre en place un cahier de liaison. Il permet de consigner les coordonnées indispensables (parents, proches…), les numéros d’urgence et les autorisations diverses. Ce sera aussi un outil de travail au jour le jour pour inscrire les consignes des parents et les comptes-rendus de la garde d’enfant. Enfin, c’est un bon support pour noter chaque soir les horaires réellement effectués et éviter ainsi les tensions en fin de mois au moment de la remise de la fiche de paie…. Télécharger le modèle de cahier de liaison nounou
La page coordonnées
Il s’agit de la liste exhaustive des numéros où vous pourrez joindre les parents de l’enfant peuvent être joints (bureau, portable…), mais aussi du médecin traitant, du pédiatre et des proches à contacter en cas d’urgence (grands-parents, voisins….).
De son côté, la garde d’enfant peut communiquer tous ses numéros, ainsi que celui de proches qui pourront la joindre si nécessaire (bien utile par exemple si la nounou n’a plus de forfait sur son portable et que les parents veulent la joindre pour prévenir de ne pas venir le lendemain à 7h car loulou est parti plus tôt en vacances chez papy et mamie…)
La page numéros d’urgence
Tous les numéros d’urgence à toujours avoir sous la main : Samu, Pompiers, Centre anti-poisons….
La page indications particulières
Les parents doivent ici bien spécifier et mentionner toutes les remarques concernant la santé de l’enfant : allergies, régime particulier à suivre, soins médicaux régulier (kiné, …)… et surtout le mettre à jour quand ça change !
La page autorisations
Si elles ne sont pas déjà consignées sur le contrat de travail, le cahier de liaison peut servir à recueillir toutes les autorisations nécessaires au quotidien :
- autorisation d’emmener l’enfant chez le médecin/à l’hôpital en cas d’urgence
- autorisation d’interventions chirurgicales
- autorisation de délivrer du paracétamol en cas de fièvre supérieure à 38°C
- autorisation d’emmener et récupérer l’enfant à la halte-garderie, à l’école, aux activités extra-scolaires…
- autorisation de transport en voiture (surtout pour les assistantes maternelles)
- autorisation pour une tierce personne de venir chercher l’enfant (garde chez une assistante maternelle, garde partagée..)
La feuille de présence
Elle sert à consigner chaque jour les horaires d’arriver et de départ, pour la nounou ou pour l’enfant (dans le cas de l’accueil de l’enfant chez une assistante maternelle). A chaque fin de mois, le salarié et l’employeur la signent. Elle servira à établir la fiche de paie et si nécessaire le montant des heures à récupérer (avec majoration de 25% pour les heures au-delà de 40h et majoration de 50% pour les heures de au-delà de 48h dans le cas d’une garde à domicile). L’employeur et le salarié doivent en avoir chacun une copie à la fin de chaque mois. Elle servira de référence en cas de litige pour l’établissement du solde de tout compte en fin de contrat.
Télécharger le modèle de feuille de présence nounou
Télécharger le modèle de feuille de présence assistante maternelle
Télécharger le modèle de feuille de présence baby-sitter
Une feuille de commentaires de liaison
Nous vous proposons un modèle de tableau que vous pouvez reproduire sur un grand cahier, où les parents déposeront chaque jour consignes (menu, rappel des activités prévues…) et remarques (état de l’enfant) pour la journée, et sur lequel la garde d’enfant peut raconter la journée de loulou à ses parents. Si le contrat de travail, dans le cadre d’une garde à domicile, contient une partie entretien et linge, pensez à diviser le tableau en deux : enfants et maison.
Vous pourrez ainsi reporter aux parents chaque jour le travail réellement effectué.
.... Exemple d'informations à consigner sur la feuille de liaison
- PARTIE ENFANT : 8h30 petit déjeuner – toilette - change. 9h30 jeux : lego et cubes. 10h30 sortie : maraîcher, poissonnier, parc. 11h30 retour maison/préparation déjeuner. 12h15 : déjeuner. 12h45 jeux/digestion/change 13h15 sieste 15h30 réveil/départ parc/goûter au parc 17h30 retour maison 18h00 bain puis jeux 18h45 dîner
- PARTIE MAISON : 9h nettoyage/rangement salle de bains & chambre. 13h15 nettoyage cuisine puis repassage linge
Télécharger la feuille de liaison nounou